Collecter des contacts sur un salon : ce que demande la loi 09-08

Une borne interactive permet de collecter rapidement les coordonnées des visiteurs d’un stand : jeu, tirage au sort, demande de documentation ou de rappel. Mais ces coordonnées sont des données personnelles. Au Maroc, elles relèvent de la loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, dont l’application est contrôlée par la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP). Voici les principes à connaître et les bonnes pratiques à appliquer sur un salon.

Cet article donne des repères généraux à jour de sa publication. Il ne remplace pas l’avis d’un juriste ni les informations officielles de la CNDP, à consulter pour votre situation précise.

Ce que couvre la loi 09-08

La loi s’applique à tout traitement de données permettant d’identifier une personne physique : nom, e-mail, téléphone, fonction, photo, mais aussi réponses à un questionnaire rattachées à une personne. Sur un salon, le simple fait d’enregistrer les participants d’un jeu constitue un traitement. Le responsable de ce traitement est, en règle générale, l’entreprise qui organise la collecte pour son propre usage commercial, c’est-à-dire l’exposant.

Le texte repose sur quelques grands principes : une collecte loyale et pour des finalités déterminées, des données adéquates et non excessives, une durée de conservation limitée, la sécurité des données et le respect des droits des personnes.

Informer le visiteur avant la collecte

Avant de valider le formulaire, le visiteur doit savoir :

• qui collecte ses données (le nom de votre entreprise) ;
• pourquoi : participation au jeu, envoi de documentation, prospection commerciale ;
• qui pourra les recevoir (vos équipes, un partenaire, etc.) ;
• comment exercer ses droits : accès, rectification et opposition, avec une adresse de contact.

Sur une borne, l’écran est petit et le temps d’attention court. La bonne pratique : une mention courte et lisible sous le formulaire, complétée par un lien ou un QR code vers votre politique de confidentialité complète.

Recueillir un consentement valable

Pour utiliser les coordonnées à des fins de prospection, notamment par e-mail, le visiteur doit donner son accord de manière libre et explicite. Concrètement :

• une case à cocher par le visiteur lui-même, jamais cochée par défaut ;
• une formulation claire : « J’accepte de recevoir les offres de [votre entreprise] par e-mail » ;
• des consentements séparés si vous avez plusieurs usages : participation au jeu d’un côté, lettre d’information de l’autre ;
• la participation au jeu ne doit pas être conditionnée à l’acceptation de la prospection.

Ne demander que l’utile

Nom, entreprise, e-mail ou téléphone suffisent souvent. Chaque champ supplémentaire réduit le nombre de participants, ralentit la file d’attente et augmente les données à protéger. Évitez en particulier les données sensibles (santé, opinions, etc.), qui obéissent à des règles beaucoup plus strictes et n’ont presque jamais leur place dans une animation de salon.

Conserver et sécuriser le fichier

Les participations collectées sur la borne vous sont remises à la fin de l’événement. À partir de là, vous en êtes responsable :

• conservez les données le temps nécessaire à la finalité annoncée, puis supprimez ou anonymisez les contacts inactifs ;
• limitez l’accès au fichier aux personnes qui en ont besoin ;
• évitez de faire circuler le fichier par messagerie personnelle ou clé USB non protégée ;
• tenez compte des demandes d’opposition : un contact qui se désinscrit ne doit plus être relancé.

Les formalités auprès de la CNDP

Selon la nature du traitement, la loi prévoit une déclaration préalable ou une autorisation auprès de la CNDP ; le transfert de données vers un pays étranger obéit aussi à des règles particulières. Les formalités dépendent de votre traitement global (votre fichier clients, votre outil de gestion commerciale), pas seulement de la borne. Renseignez-vous auprès de la CNDP, qui publie formulaires et explications sur son site, ou auprès de votre conseil.

Photos et vidéos sur le stand

Les animations photo (photobooth, mur de selfies) collectent aussi des données personnelles : l’image d’une personne. Informez les participants de l’usage prévu (envoi de la photo, publication sur vos réseaux) et recueillez leur accord pour toute diffusion publique. Pour un public mineur, la prudence s’impose et l’accord des parents est nécessaire.

Notre rôle en tant que prestataire

Nous paramétrons le formulaire de la borne avec la mention d’information et les cases de consentement que vous nous fournissez, nous limitons les champs à ce que vous avez choisi, puis nous vous remettons l’export des participations à la fin du salon. Les données ne sont pas réutilisées par nos soins. Pour des idées d’animations compatibles avec ces règles, voir nos 7 idées d’animation avec une borne interactive.

Check-list avant le salon

1. Finalités définies : jeu, documentation, prospection.
2. Mention d’information rédigée, avec contact pour exercer les droits.
3. Cases de consentement séparées et non cochées.
4. Liste des champs réduite au nécessaire.
5. Politique de confidentialité en ligne, accessible par lien ou QR code.
6. Responsable désigné pour récupérer et sécuriser l’export.
7. Durée de conservation fixée, et formalités CNDP vérifiées.

Questions fréquentes

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